Reporting sell-out et stocks : automatiser les rapports exigés par les constructeurs

Si vous distribuez du matériel informatique, de l’électronique ou des produits de grande marque, vous connaissez cette obligation : chaque mois, le constructeur attend votre reporting. Ventes réalisées, achats, stock restant, référence par référence, souvent client par client.

Nous avons automatisé ce reporting pour deux distributeurs en Côte d’Ivoire qui travaillaient sous Sage. Voici ce que nous en avons retenu.

Pourquoi les constructeurs y tiennent autant

Pour une marque, le reporting de ses distributeurs (souvent appelé sell-out pour les ventes et channel inventory pour les stocks) est la seule façon de savoir ce qui se vend réellement sur le marché, et pas seulement ce qu’elle a facturé au distributeur. Il sert à :

calculer les remises et incitations liées aux volumes ;
gérer les protections de prix en cas de baisse de tarif ;
piloter les réapprovisionnements et les lancements de produits.

Autrement dit : un reporting en retard ou erroné peut coûter de l’argent au distributeur.

Ce qui rend l’exercice pénible

Le format imposé : colonnes, codes produits du constructeur, codes pays, dates au format exact.
La correspondance des références : votre code article n’est pas celui du constructeur.
La cohérence : le stock déclaré en fin de mois doit correspondre au stock de début, plus les achats, moins les ventes.
Le temps : fait à la main sous Excel, ce rapport mobilise souvent une personne pendant plusieurs jours chaque mois.

Comment nous l’automatisons

Extraction directe des ventes, achats et stocks depuis le logiciel de gestion, Sage ou Odoo, sans ressaisie.
Table de correspondance entre vos références et celles du constructeur, maintenue une fois pour toutes.
Contrôles automatiques : références inconnues, quantités négatives, écart de stock entre deux mois.
Génération du fichier au format exact demandé, prêt à être transmis.

Résultat chez nos clients : un rapport produit en quelques minutes, conforme aux attentes du constructeur, sans changer de logiciel de gestion.

Les bonnes pratiques

Fiabilisez les références produits à la source : un article créé deux fois fausse le stock déclaré.
Clôturez le mois avant d’extraire : livraisons et retours saisis, inventaire à jour.
Gardez une trace de chaque rapport envoyé, avec ses chiffres, en cas de question du constructeur.

Un rapport, plusieurs marques

La plupart des distributeurs travaillent avec plusieurs constructeurs, chacun avec son format. Une fois les données propres et la méthode en place, ajouter une nouvelle marque revient surtout à décrire un nouveau format. C’est là que l’automatisation devient vraiment rentable.