تقارير المبيعات والمخزون: أتمتة التقارير التي يطلبها المصنّعون

إذا كنت توزّع معدات معلوماتية أو إلكترونيات أو منتجات علامات كبرى، فأنت تعرف هذا الالتزام: كل شهر، ينتظر المصنّع تقريرك. المبيعات المنجزة، المشتريات، المخزون المتبقي، مرجعاً بمرجع، وغالباً حريفاً بحريف.

قمنا بأتمتة هذه التقارير لفائدة موزّعَين في كوت ديفوار كانا يعملان على Sage. إليك ما استخلصناه.

لماذا يتمسّك المصنّعون بها إلى هذا الحد

بالنسبة لأي علامة تجارية، تقارير موزّعيها (تُسمّى غالباً sell-out للمبيعات وchannel inventory للمخزون) هي الطريقة الوحيدة لمعرفة ما يُباع فعلاً في السوق، لا ما فوترته للموزّع فقط. وتُستعمل من أجل:

• احتساب التخفيضات والحوافز المرتبطة بالكميات؛
• إدارة حماية الأسعار عند انخفاض التعريفات؛
• قيادة التزويد وإطلاق المنتجات.

بعبارة أخرى: تقرير متأخر أو خاطئ قد يكلّف الموزّع مالاً.

ما الذي يجعل هذا العمل مرهقاً

• الصيغة المفروضة: الأعمدة، رموز منتجات المصنّع، رموز البلدان، التواريخ بصيغة دقيقة.
• تطابق المراجع: رمز منتجك ليس رمز المصنّع.
• الاتساق: المخزون المصرَّح به في آخر الشهر يجب أن يساوي مخزون البداية، زائد المشتريات، ناقص المبيعات.
• الوقت: عند إعداده يدوياً على Excel، يشغل هذا التقرير غالباً شخصاً لعدة أيام كل شهر.

كيف نؤتمته

1. استخراج مباشر للمبيعات والمشتريات والمخزون من برنامج التسيير، Sage أو أودو، دون إعادة إدخال.
2. جدول تطابق بين مراجعك ومراجع المصنّع، يُضبط مرة واحدة.
3. مراقبة آلية: مراجع مجهولة، كميات سالبة، فوارق في المخزون بين شهرين.
4. توليد الملف بالصيغة المطلوبة تماماً، جاهزاً للإرسال.

النتيجة لدى عملائنا: تقرير يُنجز في بضع دقائق، مطابق لمتطلبات المصنّع، دون تغيير برنامج التسيير.

الممارسات الجيدة

• حسّن موثوقية مراجع المنتجات من المصدر: منتج أُنشئ مرتين يُفسد المخزون المصرَّح به.
• أقفل الشهر قبل الاستخراج: التسليمات والمرتجعات مسجّلة، والجرد محيَّن.
• احتفظ بأثر لكل تقرير مُرسَل، بأرقامه، تحسّباً لأي استفسار من المصنّع.

تقرير واحد وعدة علامات

يعمل معظم الموزّعين مع عدة مصنّعين، لكلّ منهم صيغته. حين تصبح البيانات نظيفة والمنهجية جاهزة، تصبح إضافة علامة جديدة مجرّد وصف لصيغة جديدة. وهنا تصبح الأتمتة مربحة فعلاً.